Polityka ochrony danych osobowych

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego aurolumaeria.com, składających zamówienia, kontaktujących się z nami lub korzystających z innych funkcji dostępnych w serwisie.

Dokument został przygotowany z uwzględnieniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych („RODO”), oraz innych mających zastosowanie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i handlu elektronicznego.

1. Postanowienia ogólne

Dbamy o przejrzyste informowanie o tym, jakie dane osobowe mogą być przetwarzane, w jakim celu są wykorzystywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Zakres przetwarzania danych zależy od sposobu korzystania z serwisu. Inne informacje mogą być potrzebne do realizacji zamówienia, inne do odpowiedzi na wiadomość klienta, a inne mogą być automatycznie przetwarzane podczas korzystania ze strony internetowej.

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie odpowiednim do określonego celu i na podstawie właściwej podstawy prawnej.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu jest:

Aurolumaeria
Strona internetowa: aurolumaeria.com
E-mail: client@aurolumaeria.com
Telefon: +81 6-6174-3058
Adres: Japonia, Osaka, Osaka, Higashiyodogawa-ku, Toyoshin 5-chome 17-7-403, 533-0014

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail lub telefonu wskazanego powyżej.

Godziny kontaktu: poniedziałek–piątek, 09:00–18:00.

Nie został wskazany odrębny kontakt do inspektora ochrony danych. Jeżeli przepisy prawa będą wymagały wyznaczenia takiej osoby, odpowiednie informacje zostaną udostępnione w sposób wymagany przez prawo.

3. Jakie dane osobowe możemy przetwarzać

W zależności od korzystania z serwisu możemy przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko;

  • adres e-mail;

  • numer telefonu;

  • adres dostawy;

  • informacje związane z zamówieniem;

  • informacje dotyczące płatności i zwrotów, w zakresie niezbędnym do obsługi zamówienia i płatności;

  • informacje przekazane podczas kontaktu z obsługą klienta;

  • informacje związane z anulowaniem zamówienia, zwrotem lub reklamacją, jeżeli są potrzebne do obsługi danej sprawy;

  • informacje dotyczące konta użytkownika, jeżeli w serwisie dostępna jest funkcja konta;

  • informacje techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu lub systemie operacyjnym, jeżeli są przetwarzane w ramach działania serwisu;

  • informacje pochodzące z plików cookie i podobnych technologii, zgodnie z zasadami określonymi w Polityce plików cookie.

Podczas płatności dane karty są wprowadzane w ramach odpowiedniego procesu płatniczego. Nie należy przekazywać nam pocztą elektroniczną ani telefonicznie pełnego numeru karty, kodu CVV/CVC, haseł do bankowości internetowej ani kodów autoryzacyjnych.

Nie zakładamy przetwarzania danych takich jak numer dowodu osobistego, numer paszportu, dane biometryczne, dane dotyczące zdrowia, dokładna lokalizacja, poglądy polityczne, przekonania religijne lub inne szczególne kategorie danych, jeżeli nie jest to wymagane w związku z konkretną sytuacją i podstawą prawną.

4. Źródła danych

Dane osobowe mogą pochodzić:

  • bezpośrednio od osoby korzystającej z serwisu;

  • z informacji podanych podczas składania zamówienia;

  • z informacji przekazanych podczas kontaktu z obsługą klienta;

  • z informacji przekazanych w związku z anulowaniem zamówienia, zwrotem lub refundacją;

  • automatycznie, w zakresie niektórych danych technicznych powstających podczas korzystania ze strony;

  • z plików cookie i podobnych technologii, zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Nie zakładamy pozyskiwania danych osobowych z baz danych osób trzecich ani od brokerów danych, chyba że byłoby to odrębnie uzasadnione i zgodne z obowiązującymi przepisami.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

Realizacja zamówień

Dane mogą być wykorzystywane do:

  • przyjęcia i obsługi zamówienia;

  • potwierdzenia zamówienia;

  • obsługi płatności;

  • przygotowania i wysłania produktów;

  • obsługi zwrotów i refundacji;

  • kontaktu w sprawach związanych z zamówieniem.

Podstawą prawną jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem.

Płatności i refundacje

Dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do obsługi płatności, sprawdzenia statusu płatności oraz przeprowadzenia należnej refundacji.

W zależności od konkretnej czynności podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a jeżeli określone przetwarzanie jest wymagane przez prawo, odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dostępne metody płatności obejmują karty Visa, Mastercard, JCB, Discover, American Express oraz Diners Club.

Dostawa

Dane potrzebne do dostawy mogą być wykorzystywane w celu przygotowania przesyłki, przekazania prawidłowego adresu dostawy, koordynowania transportu, sprawdzania statusu przesyłki oraz obsługi problemów związanych z dostawą.

W ramach procesu dostawy mogą być wykorzystywane usługi przewoźników wskazanych w zasadach dostawy, w tym DHL, UPS i DHL Express.

Podstawą prawną jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zamówienia.

Obsługa klienta

Dane mogą być przetwarzane w celu odpowiadania na pytania i obsługi spraw dotyczących:

  • zamówień;

  • produktów;

  • płatności;

  • dostawy;

  • anulowania zamówienia;

  • zwrotów;

  • refundacji;

  • innych spraw związanych z zakupem.

W zależności od charakteru kontaktu podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy wykonania umowy lub działań przed jej zawarciem, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli przetwarzanie jest uzasadnione prawnie uzasadnionym interesem polegającym na obsłudze zapytań i ochronie naszych praw.

Obowiązki prawne

Dane mogą być przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów, w tym obowiązków podatkowych, rachunkowych, konsumenckich lub innych obowiązków prawnych mających zastosowanie do prowadzonej działalności.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Bezpieczeństwo i prawidłowe działanie serwisu

Niektóre dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, ochrony przed nadużyciami, wykrywania problemów technicznych, zapewnienia bezpieczeństwa oraz utrzymania stabilności serwisu.

Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji tych celów i nie ma zastosowania inna podstawa prawna, może opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionym interesie, z uwzględnieniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Marketing

Jeżeli w serwisie prowadzone są działania marketingowe wymagające zgody, dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgody osoby, której dane dotyczą.

Zgoda jest wymagana w przypadkach, w których wynika to z obowiązujących przepisów. Jeżeli konkretne działanie marketingowe może być prowadzone na innej podstawie prawnej, podstawę tę ocenia się odpowiednio do charakteru danego działania.

6. Realizacja zamówień i płatności

Podczas składania zamówienia możemy potrzebować danych niezbędnych do jego prawidłowej realizacji, w szczególności danych kontaktowych, informacji o produkcie, danych dostawy oraz informacji związanych z płatnością.

Przetwarzamy wyłącznie informacje potrzebne do obsługi konkretnej czynności. Dane dotyczące płatności mogą być przetwarzane w zakresie wynikającym z procesu płatniczego i obowiązujących wymagań.

Szczegółowe zasady dotyczące metod płatności, anulowania zamówień, zwrotów i refundacji zostały określone w odpowiednich dokumentach dostępnych w serwisie.

W przypadku refundacji dane mogą być wykorzystywane do ustalenia uprawnienia do zwrotu oraz przeprowadzenia refundacji zgodnie z obowiązującymi zasadami.

7. Dostawa i obsługa klienta

Dane dotyczące dostawy są wykorzystywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do prawidłowego przygotowania i doręczenia zamówienia oraz rozwiązania ewentualnych problemów związanych z transportem.

Dostawa jest realizowana na terenie Polski. Informacje dotyczące adresu dostawy mogą być przekazywane podmiotom uczestniczącym w procesie transportu, jeżeli jest to niezbędne do realizacji zamówienia.

W sprawach związanych z zamówieniem możemy wykorzystywać dane kontaktowe w celu przekazania informacji dotyczących statusu zamówienia, płatności, dostawy, anulowania, zwrotu lub refundacji.

8. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów, kategoriom odbiorców takim jak:

  • podmioty związane z obsługą płatności;

  • podmioty świadczące usługi logistyczne i dostawcze, w tym DHL, UPS i DHL Express, jeżeli są wykorzystywane do konkretnej przesyłki;

  • dostawcy hostingu i infrastruktury technicznej;

  • dostawcy usług IT i utrzymania serwisu;

  • podmioty wspierające obsługę klienta;

  • podmioty świadczące usługi prawne, księgowe lub inne profesjonalne usługi, jeżeli jest to potrzebne;

  • organy publiczne lub inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Nie udostępniamy danych w zakresie szerszym, niż jest to potrzebne do konkretnego celu lub wymagane przez prawo.

Konkretne podmioty, z których usług korzystamy, mogą zależeć od rodzaju zamówienia, płatności, dostawy lub zastosowanego rozwiązania technicznego.

9. Przekazywanie danych poza EOG

W zależności od wykorzystywanych rozwiązań technicznych, usług płatniczych, hostingowych, informatycznych lub innych usług wspierających działanie serwisu dane osobowe mogą być potencjalnie przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Nie zakładamy z góry, że wszystkie dane są przechowywane wyłącznie na terenie EOG ani że wszystkie dane są przechowywane w Japonii.

Jeżeli przekazanie danych poza EOG będzie miało miejsce, zostanie ono przeprowadzone zgodnie z wymaganiami RODO. W zależności od konkretnej sytuacji podstawą takiego przekazania może być między innymi decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny mechanizm przewidziany przez obowiązujące przepisy.

10. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres odpowiedni do celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

W szczególności:

  • dane związane z zamówieniem mogą być przechowywane przez okres potrzebny do realizacji zamówienia, obsługi zwrotów i refundacji oraz przez okres wynikający z obowiązków prawnych;

  • dane związane z płatnościami mogą być przechowywane przez okres wymagany do obsługi płatności, rozliczeń, zwrotów oraz wykonania obowiązków prawnych;

  • dane dotyczące kontaktu z klientem mogą być przechowywane przez okres potrzebny do rozwiązania danej sprawy oraz, jeżeli jest to uzasadnione, do ochrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia;

  • dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania, z uwzględnieniem sytuacji, w których dalsze przechowywanie jest uzasadnione inną podstawą prawną;

  • dane techniczne mogą być przechowywane przez okres zależny od ich rodzaju, celu przetwarzania oraz zastosowanych rozwiązań technicznych.

Jeżeli przepisy wymagają zachowania określonych danych przez dłuższy okres, dane mogą być przechowywane przez czas wymagany przez te przepisy.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub podlegają dalszemu przechowywaniu wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać następujące prawa:

  • prawo dostępu do swoich danych osobowych;

  • prawo do uzyskania kopii danych;

  • prawo do sprostowania nieprawidłowych danych;

  • prawo do uzupełnienia danych niekompletnych;

  • prawo do usunięcia danych;

  • prawo do ograniczenia przetwarzania;

  • prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w RODO;

  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych prawem;

  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, jeżeli ma ono zastosowanie;

  • prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;

  • prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, jeżeli takie przetwarzanie ma zastosowanie i spełnia warunki określone w RODO.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. W określonych sytuacjach dane mogą być nadal przechowywane, jeżeli jest to wymagane lub dozwolone przez prawo, w szczególności w celu wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu ochrony danych możemy poprosić o informacje pozwalające zweryfikować tożsamość osoby składającej żądanie, w zakresie uzasadnionym charakterem sprawy.

12. Wycofanie zgody

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Jeżeli zgoda dotyczy plików cookie lub podobnych technologii, można również zarządzać zgodami za pomocą dostępnego mechanizmu ustawień plików cookie oraz ustawień przeglądarki, zgodnie z zasadami opisanymi w Polityce plików cookie.

Wycofanie zgody na określone przetwarzanie nie oznacza automatycznego usunięcia wszystkich danych osobowych, jeżeli ich dalsze przechowywanie lub przetwarzanie jest oparte na innej podstawie prawnej.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie zakładamy prowadzenia przetwarzania polegającego na podejmowaniu decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywołuje wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.

Jeżeli w przyszłości zostanie wprowadzone takie przetwarzanie, informacje dotyczące jego zasad, znaczenia i przewidywanych konsekwencji zostaną przedstawione zgodnie z wymaganiami RODO.

14. Pliki cookie

Serwis może korzystać z plików cookie oraz podobnych technologii.

Pliki cookie mogą służyć między innymi do:

  • prawidłowego działania strony;

  • zapewnienia podstawowych funkcji serwisu;

  • bezpieczeństwa;

  • obsługi procesu zakupowego;

  • zapamiętywania wybranych ustawień;

  • analizy korzystania z serwisu;

  • działań marketingowych, jeżeli takie rozwiązania są wykorzystywane i ich stosowanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami.

Należy odróżnić niezbędne pliki cookie od plików cookie, których wykorzystanie wymaga zgody. Jeżeli zgoda jest wymagana, nie traktujemy samego dalszego korzystania ze strony jako automatycznego wyrażenia zgody na wszystkie niekonieczne pliki cookie.

Użytkownik może zarządzać plikami cookie za pomocą dostępnych ustawień cookie oraz ustawień przeglądarki internetowej.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów plików cookie, zasad uzyskiwania zgody, zarządzania ustawieniami, wycofania zgody i okresów przechowywania znajdują się w Polityce plików cookie.

Niektóre informacje pozyskiwane za pomocą plików cookie lub podobnych technologii mogą stanowić dane osobowe, zależnie od sposobu ich wykorzystania i możliwości powiązania ich z konkretną osobą. W takim przypadku zastosowanie mają również odpowiednie zasady ochrony danych osobowych.

15. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą lub innymi formami niewłaściwego wykorzystania.

Zakres stosowanych środków bezpieczeństwa jest dostosowywany do charakteru przetwarzanych danych, celu przetwarzania oraz poziomu ryzyka.

Nie można jednak zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa danych w środowisku internetowym. W przypadku korzystania z serwisu należy również dbać o bezpieczeństwo własnych danych dostępowych i nie przekazywać poufnych informacji, takich jak hasła, kody autoryzacyjne lub pełne dane karty płatniczej, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu.

16. Naruszenia ochrony danych

Jeżeli dojdzie do naruszenia ochrony danych osobowych, podejmiemy działania wymagane przez obowiązujące przepisy, odpowiednie do charakteru i ryzyka naruszenia.

W zależności od okoliczności może to obejmować ocenę naruszenia, zastosowanie środków ograniczających jego skutki oraz dokonanie odpowiednich zawiadomień wobec właściwych organów lub osób, których dane dotyczą, jeżeli wymagają tego przepisy RODO.

17. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza RODO lub inne mające zastosowanie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, może wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W przypadku osób podlegających polskim przepisom o ochronie danych organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Skarga może zostać również wniesiona do organu nadzorczego właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu, miejsce pracy lub miejsce, w którym doszło do zarzucanego naruszenia, jeżeli wynika to z przepisów RODO.

18. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany funkcji serwisu, sposobu przetwarzania danych, obowiązujących przepisów lub innych okoliczności mających wpływ na ochronę danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w serwisie.

Jeżeli zmiana wymaga uzyskania zgody użytkownika lub spełnienia innych obowiązków informacyjnych, zostanie to przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.

19. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności można skontaktować się:

Aurolumaeria
E-mail: client@aurolumaeria.com
Telefon: +81 6-6174-3058
Adres: Japonia, Osaka, Osaka, Higashiyodogawa-ku, Toyoshin 5-chome 17-7-403, 533-0014

Godziny kontaktu: poniedziałek–piątek, 09:00–18:00.

W przypadku kontaktu dotyczącego konkretnego zamówienia warto podać jego numer, aby umożliwić sprawniejsze rozpatrzenie sprawy. Nie należy przesyłać w wiadomości pełnych danych karty płatniczej, kodów CVV/CVC, haseł ani kodów autoryzacyjnych.

Niniejszą Politykę prywatności należy interpretować zgodnie z RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią niniejszego dokumentu a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa zastosowanie mają właściwe przepisy prawa.